Wejście Polski do Unii Europejskiej wiele zmieniło. Jedną ze zmian, które można obserwować na co dzień, jest łatwiejsza możliwość współpracy z zagranicznymi przedsiębiorcami. Dziś polskie firmy nie ograniczają się tylko do sprzedawania towarów i usług nad Wisłą, ale chętnie poszerzają terytorium swojego działania. Oznacza to, że oprócz większej bazy klientów, a także większych przychodów firmy muszą przygotować się na rozliczanie transakcji międzynarodowych. Jak to zrobić? Z czym wiąże się wystawianie faktur dla klientów z Włoch, Francji czy Niemiec?
Jak rozliczać się z klientem z zagranicy?
Wielu przedsiębiorców obawia się ekspansji na rynki europejskie. Jako jedną z przyczyn podają kwestie księgowe. Okazuje się jednak, że rozliczenia z klientami spoza Polski są prostsze, niż mogłoby się wydawać. Nie należy się obawiać, że wystawiając fakturę, napotka się na niezrozumiałe paragrafy i przepisy. Jak wystawić fakturę w języku obcym? Odpowiadamy na najważniejsze i najczęstsze pytania przedsiębiorców.
W jakim języku wystawić fakturę dla zagranicznego klienta?
Przede wszystkim należy pamiętać, że wystawiane dokumenty księgowe muszą być jasne i czytelne dla obydwóch stron transakcji. W praktyce oznacza to, że najczęściej dokument księgowy należy wystawiać w języku angielskim, choć można też w innym – rodzimym kontrahenta. Firma, która rozlicza się w oparciu o KPIR, bez problemu może wystawiać fakturę w dowolnym języku obcym. Powinna jednak zadbać o to, aby dokument został również przetłumaczony na język polski – może o to poprosić urząd skarbowy w czasie kontroli.
W jakiej walucie wystawiać fakturę zagraniczną?
Fakturę VAT dla zagranicznego klienta można wystawiać w dowolnej, ustalonej pomiędzy stronami walucie np. euro, dolarach, złotych. Jeśli jednak zdecyduje się na podanie kwoty w walucie obcej, to należy pamiętać o konieczności jej przeliczenia na złotówki. Dokonuje się tego na podstawie średniego kursu Narodowego Banku Polskiego na:
- ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury (jeśli jest wystawiona przed wykonaniem usługi)
- lub dzień wykonania usługi (jeśli fakturę wystawia się po tym fakcie).
Faktura zagraniczna a podatek VAT
Polskie firmy będące czynnymi płatnikami VAT mają obowiązek doliczać do wartości usługi podatek VAT w wysokości 23%. Ten następnie muszą zwrócić urzędowi skarbowemu, przelewając go na wskazane konto bankowe. W przypadku klientów zagranicznych sprawa wygląda inaczej. Stosowane jest tu tzw. odwrotne obciążenie. Oznacza to, że podatek odprowadza klient do urzędu skarbowego (lub innej podobnej instytucji) w swoim kraju. W praktycznie więc do sumy netto dla zagranicznego klienta nie dolicza się stawki VAT, a w rubryce wpisuje informacje „nie podlega” lub „np.” Sprawia to, że cena netto staje się ceną brutto. Faktura VAT dla zagranicznego przedsiębiorstwa obowiązkowo musi zawierać zwrot „odwrotne obciążenie” oraz numer VAT-UE kontrahenta, jeśli ten prowadzi działalność na terenie Unii Europejskiej.
Jak sprzedawać osobom fizycznym z zagranicy?
Sprzedawać i świadczyć usługi polskie firmy mogą nie tylko zagranicznym przedsiębiorcom, ale i obywatelom innych krajów. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę osobie prywatnej. Tworząc taki dokument, trzeba pamiętać, że miejscem obowiązku podatkowego zawsze jest Polska.
Warto wiedzieć, że z klientem zagranicznym współpracować można nie tylko wtedy, gdy rozlicza się fakturą VAT. Jest to również możliwe przy współpracy opartej na umowie o dzieło. Taką umowę należy zawrzeć pisemnie na takich warunkach jak z polskim przedsiębiorcom.
